دو جلسه مشترك هيأت مديره و هيأت اجرايي سمينار كه روز 23/4/88 در دفتر گروه تاريخ دانشگاه الزهرا برگزار شد، خانم دكتر احمدي دبير سمينار گزارشي از نحوه دريافت چكيده مقالات و داوري آن ارائه كرد. وي استقبال پژوهشگران داخلي و خارجي را نسبتاً خوب دانست و گفت ما بايد در اسرع وقت زمان و مكان سمينار را قطعي كرده و اعلام كنيم. وي نحوه دريافت ويزاي ميهمانان خارجي،تأمين منابع مالي و انقضاء زمان پروانه انجمن را از مشكلات پيش رو دانست. همچنين درخواست مشاركت انجمن ايراني تاريخ در سمينار را مطرح كرد كه مورد توافق جمع قرار گرفت.
رئيس هيأت مديره نيز پس از استعلام از وزرات كشور پيشنهاد كرد كه مجمع عمومي در تاريخ 22/5/88 برگزار شود تا مراحل تمديد پروانه بلافاصله پس از آن انجام شود. مكاتبه با انجمن ايراني تاريخ و مصاحبه دبير علمي يا مدير اجرايي سمينار براي يادآوري زمان دريافت مقالات و چگونگي تدوين و ارسال آن و نيز گفتگو با شهرداري تهران و مراكز علمي و فرهنگي و پژوهش براي مشاركت و گفتگو با شخصيت هاي حقيقي و حقوقي براي دريافت كمك جهت برگزاري سمينار، تشكيل جلسه هيأت علمي سمينار در اوايل شهريور ماه و گفتگو با آنان پيرامون زمان و نحوه برگزاري سمينار و پيگيري چاپ كتاب مقالات زنجان توسط پژوهشكده مطالعات فرهنگي – اجتماعي وزارت علوم از ديگر مصوبات اين جلسه بود.
