در اين جلسه که با حضور آقايان دکتر فرهاني منفرد، دکتر حسن زاده، دکتر رازنهان، دکتر رضوي، دکتر کرمي پور و دکتر جودکي و خانم ها دکتر احمدي، دکتر فصيحي، فخرالسادات محتشمي پور و حوريه سعيدي برگزار و گزارشي از روند علمي و اجرايي سمينار ارائه شد.
خانم دکتر نزهت احمدي ضمن تشکر از حضور اساتيد محترم گفت: داوري، در دو مرحله چکيده مقالات و اصل مقالات بوده است که از ميان 180 چکيده دريافتي حدود 100 عنوان مورد تأييد قرار گرفت که اصل مقالات بر اساس آن مورد داوري قرار گرفت که از حدود 51 مقاله قابل داوري با توجه به دقت نظر اساتيد ارجمند تعداد مقالات تأييد شده توسط هر دو داور قابل توجه نيست و ما چون گذشته اصلاحات مورد نظر براي هر مقاله را اعلام کرده فرصتي براي ويرايش نهايي در اختيار پژوهشگران قرار مي دهيم و تعدادي از مقالات نيز با توجه به اختلاف نظر داوران نزد داور سوم ارسال شده است.
وي همچنين مقالات مورد تأييد خارجي را از کشورهاي گرجستان، ايتاليا، اتريش و آلمان دانست و گفت با توجه به شرايط موجود گمان نمي بريم که تعداد مهمانان خارجي ما زياد باشند. دبير سمينار همچنين با توجه به فرصت اندک باقي مانده تا روز سمينار از اعضا هيأت علمي خواست ضمن داوري هر چه سريع تر و اعلام نظرات در رابطه با مقالات دريافتي، چکيده فارسي و انگليسي مقالات خود را نيز در اسرع وقت به دبيرخانه ارسال نمايند تا انتشار کتاب چکيده مقالات با مشکل مواجه نشود.
در ادامه خانم سعيدي در ارتباط با روند اجرايي سمينار گفت: سمينار در تاريخ مورد نظر با موافقت کتبي کتابخانه ملي در سالن اجتماعات اين سازمان برگزار خواهد شد و مشارکت کنندگان پيشين به جز مواردي محدود همچنان در برگزاري سمينار همکاري خواهند داشت تا کنون پژوهشکده مطالعات فرهنگي و اجتماعي وزارت علوم، تحقيقات و فن آوري، پژوهشکده امام خميني (ره) و انقلاب اسلامي، دانشگاه مفيد، انجمن ايراني تاريخ اسلام، مؤسسه بين المللي گفتگوي فرهنگ ها و تمدن ها، کتابخانه ملي ايران و مؤسسه امام موسي صدر اعلام آمادگي قطعي کرده اند. پوستر سمينار و نيز بولتن شماره يک در حال چاپ است و مطالب بولتن شماره دو در حال آماده سازي و کليپ سمينار نيز در حال تهيه است.
فخرالسادات محتشمي پور عضو هيأت علمي سمينار نيز در ادامه صحبت همکاران خود در انجمن افزود: در سمينار امسال با توجه به شرايط موجود و عدم بهره مندي از امکانات دولتي به شکل مطلوب همه ما بايد تلاش کنيم که سمينار به بهترين شکل ممکن برگزار شود. لذا اعضاء محترم هيأت علمي به عنوان اعضاء يک خانواده بايد براي حفظ کيان اين خانواده بکوشند و علاوه بر داوري مقالات و کمک به استحکام علمي سمينار، از بذل هر گونه کمک مادي و معنوي دريغ نورزند. دبيرخانه علاوه بر نياز به منابع مالي، در حوزه اطلاع رساني و بويژه فراهم کردن امکان حضور دانشجويان توسط گروه هاي محترم تاريخ به مشارکت عزيزان نيازمند است و اصل برگزاري سمينار به بهترين شکل ممکن و بهره مندي دانشجويان، اساتيد، پژوهشگران و علاقمندان به تاريخ براي ما حائز اهميت است.
در ادامه جلسه اساتيد محترم سوالات و ابهامات خود را در ارتباط با نحوه داوري و پذيرش مقالات براي چاپ يا سخنراني، نحوه داوري و پذيرش مقالات براي چاپ يا سخنراني، نحوه اطلاع رساني براي شرکت علاقمندان در سمينار و امکاناتي که دبيرخانه در اختيار شرکت کنندگان قرار مي دهد مطرح کردند که توسط دبير سمينار پاسخ داده شد و مقرر شد اساتيد محترم در اسرع وقت مقالات و چکيده هاي فارسي و انگليسي را به دبيرخانه ارسال نمايند. مقالاتي که نزد ايشان مانده در اسرع وقت داوري و نتيجه را اعلام نمايند. هر گونه منبع براي کمک به دبيرخانه را معرفي کنند، امکان حضور دانشجويان در سمينار از طريق ثبت نام را فراهم آورند. آمادگي لازم براي انجام مصاحبه توسط رسانه هاي گروهي در ارتباط با سمينار را داشته باشند.
همچنين مقرر شد دبيرخانه علاوه بر گواهي تأييد مقالات، گواهي شرکت در سمينار براي ثبت نام کنندگان تهيه کند و از زمان باقي مانده براي اطلاع رساني برنامه هاي سمينار نهايت استفاده را بکند. امکان مصاحبه نشريات تخصصي و رسانه هاي عمومي با اعضاء هيأت علمي را فراهم کند و جلسه بعدي هيأت علمي را به منظور پانل بندي و موضوع بندي پانل ها در اسرع وقت برگزار کند.